📂 แชร์ไฟล์ ≠ แชร์ความรู้

ถ้าองค์กรของคุณยังใช้ Google Drive เหมือนคลังเก็บของ… บทความนี้ห้ามพลาด !!

   ปัญหาที่หลายองค์กรกำลังเผชิญ ❗

• แชร์ไฟล์กันในไดรฟ์ แต่ไม่มีใครรู้ว่า “ไฟล์นี้เอาไว้ทำอะไร”

• พนักงานใหม่ต้องนั่งไถหาเอกสารเอง ไม่มีใครอธิบาย Context

• เอกสารสำคัญ เช่น SOP, Guideline, Brief ดีไซน์สวย แต่อ่านไม่รู้เรื่อง

• คนเก่งลาออกไป ความรู้ก็หายไปด้วย 

• แชร์ซ้ำ แชร์ซ้อน แชร์วนไปมาในกลุ่มไลน์ ไม่รู้ว่าเวอร์ชันล่าสุดคืออันไหน

• 
  

สุดท้าย “ความรู้” ที่ควรจะเป็นทุนขององค์กร กลับกลายเป็น “ของหายาก” ที่อยู่ในหัวใครบางคน หรือกระจัดกระจายอยู่ในโฟลเดอร์ที่ไม่มีใครเข้า

---

🧠 แล้ว "ความรู้" ที่ดีในองค์กรควรเป็นแบบไหน?

"Knowledge" ≠ "File"

ความรู้ = ข้อมูล + บริบท + ความเข้าใจ  ไม่ใช่แค่โยนไฟล์ให้แล้วจบ แต่องค์กรต้องออกแบบ "ประสบการณ์การถ่ายทอดความรู้" ให้คนในเข้าถึงและต่อยอดได้ 

1. 🧭 Context – ความรู้ต้องมีบริบท

ความรู้ที่ไม่มีบริบท = อ่านแล้วก็ยังไม่รู้จะใช้อย่างไร เพราะฉนั้นทุกไฟล์หรือเนื้อหาควรมีคำอธิบายประกอบ เช่น:

• ใช้เมื่อไหร่?

• ใช้กับใคร?

• ข้อควรระวังคืออะไร?

• ใครเป็นเจ้าของความรู้นี้ ?

✅ ตัวอย่าง:

ไฟล์ SOP การเปิดบัญชีลูกค้า → มีคำอธิบายว่า “ใช้สำหรับพนักงานฝ่ายขายขั้นต้น ในขั้นตอน Onboarding ลูกค้า B2B เท่านั้น”

2. 🗂️ Structure – โครงสร้างต้องค้นง่าย เข้าใจง่าย

ถ้าหาไม่เจอ แปลว่าไม่มีอยู่จริงในมุมมองของผู้ใช้

• จัดหมวดหมู่ตามฟังก์ชัน, กระบวนการ, หรือกลุ่มผู้ใช้งาน

• ใช้ชื่อไฟล์ที่มีมาตรฐาน (Naming Convention)

• มีหน้า Dashboard หรือ Map ให้รู้ว่า “ความรู้อยู่ตรงไหนบ้าง”

• 
  

✅ ตัวอย่าง: โฟลเดอร์ Training → แยกตามแผนก → แยกตามระดับพนักงาน → มีป้ายกำกับว่า “ใหม่ล่าสุด” / “ปรับปรุงแล้ว”

3. 🔄 Access & Versioning – ต้องรู้ว่าอะไรใหม่ ใครอัปเดต

ไม่มีอะไรแย่ไปกว่าการโหลดไฟล์ผิดเวอร์ชัน แล้วส่งงานผิด !!

• ทุกเอกสารต้องมีการจัดการเวอร์ชันอย่างเป็นระบบ

• ใครเป็นผู้รับผิดชอบเอกสารนี้? (Knowledge Owner)

• มีการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหา

  
  

✅ ตัวอย่าง: ใช้ Google Docs/Sheets ร่วมกับ Version History หรือ Wiki ที่มีการ Track ผู้เขียน/ผู้ปรับปรุงล่าสุด

4. 📣 Engagement – ความรู้ต้องถูกเรียกใช้ ไม่ใช่แค่เก็บไว้

ความรู้ที่ไม่มีใครใช้ ก็เท่ากับไม่มีคุณค่า

• สร้างวัฒนธรรมให้คน “ดึงความรู้มาใช้” และ “ส่งต่อให้คนอื่น”

• มีพื้นที่ให้แชร์ Tip, ตัวอย่างใช้งานจริง หรือ Feedback ต่อเนื้อหา

• สนับสนุนการ “รีวิวความรู้” หรือ “แชร์บทเรียนจากความผิดพลาด”

✅ ตัวอย่าง: โพสต์ “เคล็ดลับการขายใน TikTok ที่ได้ผลจริง” จากพนักงานตัวจริง หรือกิจกรรม Show & Share ประจำเดือน

5. 🔁 Continuity – ความรู้ต้องต่อยอดและปรับปรุงได้เสมอ

ความรู้ดีๆ ต้องไม่หยุดอยู่แค่เวอร์ชันแรก

• พัฒนา Content ให้หลากหลาย: วิดีโอ, Infographic, Microlearning

• มีระบบฟังเสียงผู้ใช้งาน เช่น ฟอร์มแนะนำ/เสนอปรับปรุง

• เชื่อมโยงระหว่างความรู้เก่าและใหม่ (Cross-link knowledge)

  
  

✅ ตัวอย่าง: คู่มือขั้นตอนการทำงานแบบ PDF → แปลงบางส่วนเป็นคลิป 2 นาที พร้อม Quiz ให้เรียนรู้แบบ On-demand

---

🛠️ SETech ช่วยให้องค์กรของคุณ แชร์ “ความรู้” ได้จริง ไม่ใช่แค่ไฟล์

📌 SETech ช่วยองค์กรของคุณจัดการระบบความรู้แบบครบวงจร📌 ปรับวิธีคิด – ปรับเครื่องมือ – และปรับวิธีเล่าเรื่อง ให้เข้าใจง่ายและใช้งานได้จริง

✅ ออกแบบระบบ Knowledge Sharing & Knowledge Retention

• วางระบบถ่ายทอดความรู้ให้คนใหม่เข้าใจง่าย

• ปรับเอกสารเดิมให้เข้าใจง่ายขึ้น พร้อมคำอธิบาย

✅ พัฒนา Learning Content แบบ Microlearning

• เปลี่ยน SOP หรือ Guideline สำคัญ เป็นคลิปสั้น อินโฟกราฟิก หรือ Slide ที่พนักงานอยากดู

• ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย ทันสมัย และสื่อสารในช่องทางที่คนในองค์กรเข้าถึงประจำ เช่น LINE, Learning Platform

✅ สร้าง Culture การแบ่งปันและต่อยอด

• สร้างกิจกรรม Show & Share หรือ Gamification

• ให้ความรู้ไม่ใช่ภาระ แต่เป็น "สิ่งที่คนอยากแบ่งปัน"

📣 ถึงเวลา “เลิกแชร์แค่ไฟล์” แล้วเริ่ม “แชร์ความรู้” อย่างแท้จริง !

Contact Us